Managez votre temps et vos priorités

Etre stratège avec le temps s'apprend : cela signifie qu'il y a des compétences à développer et à mettre en œuvre. Ces compétences fondamentales nécessaires à tout acteur clé de l'entreprise - ou de sa vie privée - sont intimement et inextricablement liées les unes aux autres :
- apprivoiser le temps en y portant un autre regard
- apprivoiser le stress en s'adaptant au changement
- approfondir la connaissance et la compréhension de soi
- approfondir la compréhension des autres pour créer des relations constructives

Il s'agit, en fait, de déployer sa créativité qui est, à la fois, le point de départ et la résultante des 4 points cités ci-dessus : les uns ne fonctionnent pas sans les autres :
- si je ne sais pas apprivoiser le temps, il sera source de stress. Sous l'emprise du stress, nous communiquons mal et ne sommes ni performants ni créatifs
- si je ne sais pas apprivoiser le stress, ce sera au détriment de mes relations et de la gestion de mon temps, ce qui ne sert pas mon efficacité et ma créativité
- si je n'approfondis pas la connaissance de moi-même, je ne comprendrai pas le mode de fonctionnement qui m'enferme dans une gestion du temps du stress préjudiciables pour moi et les autres. Pas de créativité et de résultats au rendez-vous
- sans créativité, je ne peux trouver les différentes voies qui peuvent me conduire vers moins de stress, vers une meilleure efficacité dans les résultats et vers les relations, pour ainsi devenir stratège de mon temps

L'objectif final est de retrouver sa liberté d'action, d'être acteur - donc de choisir et non pas de subir - et de développer une motivation par la réussite et non par la peur. Il s'agit de mobiliser son énergie vitale pour arriver aux résultats que l'on s'est fixés.

La relaxation est accessible à tous

Il existe de très nombreuses méthodes de relaxation :
- la relaxation musculaire (...)
- le training autogène de Schultz (...)
- le biofeedback (...)
- la sophrologie (...)
Toutes ces méthodes présentent de nombreux points communs avec le yoga, la gymnastique douce, le tai-chi-chuan. Citons également l'hypnose, le massage et les techniques manuelles de détente.

Dans toutes ces techniques, les constantes sont les suivantes :
- développer la capacité à réguler la respiration (...)
- développer la capacité à diminuer les tensions musculaires (...)
- développer la capacité de perception sensorielle (...)
- développer la capacité à ralentir la pensée (...)

Ce dernier point est particulièrement important car l'homme est devenu un animal de plus en plus pensant et la nature des efforts s'est déplacée du domaine physique au domaine psychique.

Le cerveau est de plus en plus sollicité, en particulier pour recueillir, traiter, produire, communiquer l'information. Il doit s'adapter tant bien que mal à un environnement de plus en plus complexe et rapide. (...)

Toutes les méthodes de relaxation peuvent s'utiliser de deux manières différentes pour la gestion du stress :
- en relaxation récupération : au terme d'une journée stressante, on recommandera de suivre une méthode pour arriver à un état de relaxation profond. Mais il n'est pas toujours facile de disposer du temps et de la tranquillité nécessaires. (...)

- en relaxation minute : elle peut s'utiliser presque en toutes circonstances, au bureau, dans les transports, dès qu'on dispose d'un fauteuil et d'une tranquillité relative. Le but est de ramener son stress à un niveau modéré.

Pour résumer, dans le domaine de la relaxation, la technique compte moins que la pratique. Ce qui est essentiel, c'est un entraînement quotidien, voire pluriquotidien.

Je suis souvent interrompu de manière intempestive

Diagnostic de la situation

Cette récrimination est souvent la conséquence de plusieurs situations caractéristiques. La première est liée à l'espace de travail, et en particulier les "open space" (...) Il est tentant de demander un service, de poser une question à un collègue, voire de lui raconter une blague ou une rumeur, sans vérifier s'il travaille sur un dossier important. Le téléphone et les mails sont aussi de puissants interrupteurs.

De nombreux cadres bénéficiant d'un bureau pratiquent une politique de porte ouverte et sont sollicités en permanence par des collaborateurs, des collègues et leur chef. Ils traitent alors leurs dossiers tôt le matin, tard le soir, ou pendant le week-end.

Nous sommes parfois notre propre interrupteur. Des attitudes et des regards signifient pour les autres : "Interrompez-moi, je suis à votre entière disposition."

Une activité peut être interrompue, pas le temps. Tout serait facile si une interruption, survenant au cours d'une activité, ne consommait que le temps de cet arrêt. Mais nous avons tous besoin de nous échauffer avant de parvenir de nouveau à l'efficience de l'activité momentanément stoppée.
Une interruption de cinq minutes consomme donc les cinq minutes d'arrêt et plusieurs minutes de reprise. Le temps perdu est l'addition des périodes successives d'interruption et d'échauffement.

De surcroît s'ajoute le temps passé à se "droguer" pendant les interruptions : fumer une cigarette, boire un verre d'eau, de café ou tout autre breuvage, discuter avec ses collègues, prendre l'air, classer des documents, etc.
La petite interruption de cinq minutes se transforme alors en arrêt d'une heure, voire en blocage intempestif et définitif de l'activité entamée.

Cette même loi s'applique à chaque fois qu'une tâche ou un problème à traiter passe d'un service de l'entreprise à un autre service. Les frontières entre les services font alors office d'interruption.

Solutions

Sans protection, chaque journée est scandée par des interruptions plus ou moins justifiées qui, à terme, deviennent toutes intempestives. Sauf pour les personnes dont le travail quotidien est le traitement des urgences, il est judicieux de compter le temps des interruptions impromptues journalières sur trois semaines.

Si, par exemple, votre moyenne journalière est de 75 minutes, sélectionnez sur votre agenda papier ou électronique une plage journalière de 75 minutes nommée "événements aléatoires et imprévus" et informez votre entourage professionnel.

Cette méthode produit au moins deux effets bénéfiques. Vous gérez mieux votre temps en agissant plutôt qu'en subissant et vous aidez les autres à mieux gérer le leur. (...)

Avec de la pratique, vous serez en mesure de programmer dès le lundi matin les interruptions de la semaine.

Cette anticipation étant établie, il convient d'exercer "l'art du refus" qui consiste à dire "non" à la demande en disant "oui" à la personne.
Trois écueils guettent l'interrompu s'il n'y prend garde :
- Le premier est la "fuite" : "Oui, je suis à vous tout de suite".
- Le second est la "fermeture totale" : "Vous ne voyez donc pas que vous êtes en train de me déranger ?"
- Le troisième est la "manipulation" : "Mon cher ami, comme le disait Talleyrand, quand c'est urgent, c'est déjà trop tard !"

L'art du refus est une série de variations autour de phrases telles que :
"Je suis désolé, je suis pris en ce moment sur un dossier important", "Le service que vous me demandez suppose que je laisse tomber cette tâche prioritaire", "Je travaille en ce moment pour tel client, passez me voir dans deux heures" ...
Si vous n'arrivez pas à dire "non" sur le champ, différez votre "oui".

Les 7 variables d'une séquence temporelle

Une séquence temporelle contient 7 variables qui interagissent entre elles : l'effort physique, la charge mentale, le stress, le risque relationnel, le plaisir, l'efficience probable, la capitalisation. Décrivons ces 7 variables.

- Effort physique : gestes et postures, répétition, cadences, charges, température, horaires et déplacements.

- Charge mentale : apprentissage de nouveaux concepts et méthodes, coopération multidisciplinaire et interculturelle, mémoire, ambiance sonore ...

- Stress : intensité, événement impromptu, dramatisation des enjeux, changements subis, anxiété sur l'avenir

- Risque relationnel : jeux de pouvoirs, manipulation, agressions, soumission, jalousie, rancœur, mots qui vexent ou qui fâchent

- Plaisir : plaisir d'apprendre, émulation collective, reconnaissance, perspectives d'avenir, découverte

- Efficience probable : conséquences de la séquence sur la réalisation des objectifs ou du projet

- Capitalisation : enseignements, processus et procédures qui enrichissent nos banques de données

Comme il y a un lien entre soi, notre corps physique, nos sensations et perceptions, nos formations mentales (c'est-à-dire nos représentations et émotions liées), et notre conscience, notre connaissance, nous savons tous désormais où faire peser l'effort : dans la prise de conscience et le remplacement des habitudes-pièges.

Le premier pas est d'apprendre à distinguer les habitudes-pièges des habitudes-liberté.

En effet, ce qui fonctionne dans une situation donnée ne fonctionne pas ou plus quand la situation change. Or les situations changent constamment et nous nous trouvons littéralement ligotés par nos habitudes qui nous empêchent de nous adapter et qui nous mettent en péril.

Il est impossible de "dés-apprendre" des habitudes et s'il y a de l'énergie à mettre en œuvre quelque part, ce n'est pas en luttant contre les habitudes mais en :
- prenant conscience des freins qu'elles représentent
- ne culpabilisant pas, ce qui reviendrait à ajouter un frein pour avancer
- étant volontaire pour changer telle habitude devenue dérangeante, cause de frustration, d'insatisfactions en tout genre.

Le deuxième pas consiste à apprendre quelque chose de nouveau que je pourrais utiliser à la place. Il s'agit d'apprendre une nouvelle habitude incompatible avec la première, car le cerveau ne peut pas faire deux choses contradictoires à la fois.

Par exemple : il n'est pas possible d'apprendre à ne plus être en colère, mais il est possible d'apprendre à se calmer. Si je suis calme, je ne peux plus être en colère dans le même temps. Ce qui signifie que je remplace une habitude par une autre.

Cela nécessite, d'une part, un minimum d'entraînement et d'accepter, d'autre part, que cela puisse fonctionner en fonction de son propre rythme d'apprentissage.

S'entraîner à rester calme est un exercice à faire régulièrement et pas seulement au moment où l'on a besoin d'être calme.