Citation de petitsoleil
Je suis souvent interrompu de manière intempestive
Diagnostic de la situation
Cette récrimination est souvent la conséquence de plusieurs situations caractéristiques. La première est liée à l'espace de travail, et en particulier les "open space" (...) Il est tentant de demander un service, de poser une question à un collègue, voire de lui raconter une blague ou une rumeur, sans vérifier s'il travaille sur un dossier important. Le téléphone et les mails sont aussi de puissants interrupteurs.
De nombreux cadres bénéficiant d'un bureau pratiquent une politique de porte ouverte et sont sollicités en permanence par des collaborateurs, des collègues et leur chef. Ils traitent alors leurs dossiers tôt le matin, tard le soir, ou pendant le week-end.
Nous sommes parfois notre propre interrupteur. Des attitudes et des regards signifient pour les autres : "Interrompez-moi, je suis à votre entière disposition."
Une activité peut être interrompue, pas le temps. Tout serait facile si une interruption, survenant au cours d'une activité, ne consommait que le temps de cet arrêt. Mais nous avons tous besoin de nous échauffer avant de parvenir de nouveau à l'efficience de l'activité momentanément stoppée.
Une interruption de cinq minutes consomme donc les cinq minutes d'arrêt et plusieurs minutes de reprise. Le temps perdu est l'addition des périodes successives d'interruption et d'échauffement.
De surcroît s'ajoute le temps passé à se "droguer" pendant les interruptions : fumer une cigarette, boire un verre d'eau, de café ou tout autre breuvage, discuter avec ses collègues, prendre l'air, classer des documents, etc.
La petite interruption de cinq minutes se transforme alors en arrêt d'une heure, voire en blocage intempestif et définitif de l'activité entamée.
Cette même loi s'applique à chaque fois qu'une tâche ou un problème à traiter passe d'un service de l'entreprise à un autre service. Les frontières entre les services font alors office d'interruption.
Solutions
Sans protection, chaque journée est scandée par des interruptions plus ou moins justifiées qui, à terme, deviennent toutes intempestives. Sauf pour les personnes dont le travail quotidien est le traitement des urgences, il est judicieux de compter le temps des interruptions impromptues journalières sur trois semaines.
Si, par exemple, votre moyenne journalière est de 75 minutes, sélectionnez sur votre agenda papier ou électronique une plage journalière de 75 minutes nommée "événements aléatoires et imprévus" et informez votre entourage professionnel.
Cette méthode produit au moins deux effets bénéfiques. Vous gérez mieux votre temps en agissant plutôt qu'en subissant et vous aidez les autres à mieux gérer le leur. (...)
Avec de la pratique, vous serez en mesure de programmer dès le lundi matin les interruptions de la semaine.
Cette anticipation étant établie, il convient d'exercer "l'art du refus" qui consiste à dire "non" à la demande en disant "oui" à la personne.
Trois écueils guettent l'interrompu s'il n'y prend garde :
- Le premier est la "fuite" : "Oui, je suis à vous tout de suite".
- Le second est la "fermeture totale" : "Vous ne voyez donc pas que vous êtes en train de me déranger ?"
- Le troisième est la "manipulation" : "Mon cher ami, comme le disait Talleyrand, quand c'est urgent, c'est déjà trop tard !"
L'art du refus est une série de variations autour de phrases telles que :
"Je suis désolé, je suis pris en ce moment sur un dossier important", "Le service que vous me demandez suppose que je laisse tomber cette tâche prioritaire", "Je travaille en ce moment pour tel client, passez me voir dans deux heures" ...
Si vous n'arrivez pas à dire "non" sur le champ, différez votre "oui".
Diagnostic de la situation
Cette récrimination est souvent la conséquence de plusieurs situations caractéristiques. La première est liée à l'espace de travail, et en particulier les "open space" (...) Il est tentant de demander un service, de poser une question à un collègue, voire de lui raconter une blague ou une rumeur, sans vérifier s'il travaille sur un dossier important. Le téléphone et les mails sont aussi de puissants interrupteurs.
De nombreux cadres bénéficiant d'un bureau pratiquent une politique de porte ouverte et sont sollicités en permanence par des collaborateurs, des collègues et leur chef. Ils traitent alors leurs dossiers tôt le matin, tard le soir, ou pendant le week-end.
Nous sommes parfois notre propre interrupteur. Des attitudes et des regards signifient pour les autres : "Interrompez-moi, je suis à votre entière disposition."
Une activité peut être interrompue, pas le temps. Tout serait facile si une interruption, survenant au cours d'une activité, ne consommait que le temps de cet arrêt. Mais nous avons tous besoin de nous échauffer avant de parvenir de nouveau à l'efficience de l'activité momentanément stoppée.
Une interruption de cinq minutes consomme donc les cinq minutes d'arrêt et plusieurs minutes de reprise. Le temps perdu est l'addition des périodes successives d'interruption et d'échauffement.
De surcroît s'ajoute le temps passé à se "droguer" pendant les interruptions : fumer une cigarette, boire un verre d'eau, de café ou tout autre breuvage, discuter avec ses collègues, prendre l'air, classer des documents, etc.
La petite interruption de cinq minutes se transforme alors en arrêt d'une heure, voire en blocage intempestif et définitif de l'activité entamée.
Cette même loi s'applique à chaque fois qu'une tâche ou un problème à traiter passe d'un service de l'entreprise à un autre service. Les frontières entre les services font alors office d'interruption.
Solutions
Sans protection, chaque journée est scandée par des interruptions plus ou moins justifiées qui, à terme, deviennent toutes intempestives. Sauf pour les personnes dont le travail quotidien est le traitement des urgences, il est judicieux de compter le temps des interruptions impromptues journalières sur trois semaines.
Si, par exemple, votre moyenne journalière est de 75 minutes, sélectionnez sur votre agenda papier ou électronique une plage journalière de 75 minutes nommée "événements aléatoires et imprévus" et informez votre entourage professionnel.
Cette méthode produit au moins deux effets bénéfiques. Vous gérez mieux votre temps en agissant plutôt qu'en subissant et vous aidez les autres à mieux gérer le leur. (...)
Avec de la pratique, vous serez en mesure de programmer dès le lundi matin les interruptions de la semaine.
Cette anticipation étant établie, il convient d'exercer "l'art du refus" qui consiste à dire "non" à la demande en disant "oui" à la personne.
Trois écueils guettent l'interrompu s'il n'y prend garde :
- Le premier est la "fuite" : "Oui, je suis à vous tout de suite".
- Le second est la "fermeture totale" : "Vous ne voyez donc pas que vous êtes en train de me déranger ?"
- Le troisième est la "manipulation" : "Mon cher ami, comme le disait Talleyrand, quand c'est urgent, c'est déjà trop tard !"
L'art du refus est une série de variations autour de phrases telles que :
"Je suis désolé, je suis pris en ce moment sur un dossier important", "Le service que vous me demandez suppose que je laisse tomber cette tâche prioritaire", "Je travaille en ce moment pour tel client, passez me voir dans deux heures" ...
Si vous n'arrivez pas à dire "non" sur le champ, différez votre "oui".
