Anne Launay-Duhautbout

Etre stratège avec le temps s'apprend : cela signifie qu'il y a des compétences à développer et à mettre en œuvre. Ces compétences fondamentales nécessaires à tout acteur clé de l'entreprise - ou de sa vie privée - sont intimement et inextricablement liées les unes aux autres :
- apprivoiser le temps en y portant un autre regard
- apprivoiser le stress en s'adaptant au changement
- approfondir la connaissance et la compréhension de soi
- approfondir la compréhension des autres pour créer des relations constructives

Il s'agit, en fait, de déployer sa créativité qui est, à la fois, le point de départ et la résultante des 4 points cités ci-dessus : les uns ne fonctionnent pas sans les autres :
- si je ne sais pas apprivoiser le temps, il sera source de stress. Sous l'emprise du stress, nous communiquons mal et ne sommes ni performants ni créatifs
- si je ne sais pas apprivoiser le stress, ce sera au détriment de mes relations et de la gestion de mon temps, ce qui ne sert pas mon efficacité et ma créativité
- si je n'approfondis pas la connaissance de moi-même, je ne comprendrai pas le mode de fonctionnement qui m'enferme dans une gestion du temps du stress préjudiciables pour moi et les autres. Pas de créativité et de résultats au rendez-vous
- sans créativité, je ne peux trouver les différentes voies qui peuvent me conduire vers moins de stress, vers une meilleure efficacité dans les résultats et vers les relations, pour ainsi devenir stratège de mon temps

L'objectif final est de retrouver sa liberté d'action, d'être acteur - donc de choisir et non pas de subir - et de développer une motivation par la réussite et non par la peur. Il s'agit de mobiliser son énergie vitale pour arriver aux résultats que l'on s'est fixés.

La relaxation est accessible à tous

Il existe de très nombreuses méthodes de relaxation :
- la relaxation musculaire (...)
- le training autogène de Schultz (...)
- le biofeedback (...)
- la sophrologie (...)
Toutes ces méthodes présentent de nombreux points communs avec le yoga, la gymnastique douce, le tai-chi-chuan. Citons également l'hypnose, le massage et les techniques manuelles de détente.

Dans toutes ces techniques, les constantes sont les suivantes :
- développer la capacité à réguler la respiration (...)
- développer la capacité à diminuer les tensions musculaires (...)
- développer la capacité de perception sensorielle (...)
- développer la capacité à ralentir la pensée (...)

Ce dernier point est particulièrement important car l'homme est devenu un animal de plus en plus pensant et la nature des efforts s'est déplacée du domaine physique au domaine psychique.

Le cerveau est de plus en plus sollicité, en particulier pour recueillir, traiter, produire, communiquer l'information. Il doit s'adapter tant bien que mal à un environnement de plus en plus complexe et rapide. (...)

Toutes les méthodes de relaxation peuvent s'utiliser de deux manières différentes pour la gestion du stress :
- en relaxation récupération : au terme d'une journée stressante, on recommandera de suivre une méthode pour arriver à un état de relaxation profond. Mais il n'est pas toujours facile de disposer du temps et de la tranquillité nécessaires. (...)

- en relaxation minute : elle peut s'utiliser presque en toutes circonstances, au bureau, dans les transports, dès qu'on dispose d'un fauteuil et d'une tranquillité relative. Le but est de ramener son stress à un niveau modéré.

Pour résumer, dans le domaine de la relaxation, la technique compte moins que la pratique. Ce qui est essentiel, c'est un entraînement quotidien, voire pluriquotidien.

Les 7 variables d'une séquence temporelle

Une séquence temporelle contient 7 variables qui interagissent entre elles : l'effort physique, la charge mentale, le stress, le risque relationnel, le plaisir, l'efficience probable, la capitalisation. Décrivons ces 7 variables.

- Effort physique : gestes et postures, répétition, cadences, charges, température, horaires et déplacements.

- Charge mentale : apprentissage de nouveaux concepts et méthodes, coopération multidisciplinaire et interculturelle, mémoire, ambiance sonore ...

- Stress : intensité, événement impromptu, dramatisation des enjeux, changements subis, anxiété sur l'avenir

- Risque relationnel : jeux de pouvoirs, manipulation, agressions, soumission, jalousie, rancœur, mots qui vexent ou qui fâchent

- Plaisir : plaisir d'apprendre, émulation collective, reconnaissance, perspectives d'avenir, découverte

- Efficience probable : conséquences de la séquence sur la réalisation des objectifs ou du projet

- Capitalisation : enseignements, processus et procédures qui enrichissent nos banques de données

La vie change perpétuellement et accepter que le temps soit constitué de prévu et d'imprévu est un grand pas.
Le temps, c'est la vie, qui bouge, remue, vibre, change sans arrêt.
Nous aimerions que cela ne bouge pas, ne remue pas, ne nous surprenne pas, surtout quand on a passé des heures à tout caler dans son agenda.

Changer notre perception du temps, c'est accepter, intégrer que rien n'est figé : ce n'est pas nouveau, mais nous n'en tenons pas toujours compte au quotidien. Pour cela, il faut accueillir ces "imprévus" comme autant de données extérieures à "remouliner" en étant créatif dans le sens de nos objectifs et de nos priorités.

Un équilibre est sans cesse à retrouver. Il s'agit de faire le juste effort face à la vie donc face au temps pour que celui-ci soit un allié.
Voilà ce que nous vous proposons maintenant :
- prendre soin de soi
- déployer le juste effort : savoir lever le pied pour prendre de l'avance
- un moment pour faire le point

Prendre soin de soi

La démarche consiste d'abord à se réconcilier avec soi pour être en relation authentique avec les autres afin que la relation puisse réellement exister.
Aller de l'intérieur, c'est-à-dire de soi, vers l'extérieur, ouvre la voie de l'équilibre.

Il est question de tracer son chemin, faire ses choix, définir ses priorités, être clair sur les différents rôles de sa vie et accepter qu'ils puissent coexister dans un équilibre.
C'est une harmonie à trouver sans cesse (...)

Pour changer, il faut commencer par devenir soi, trouver sa propre identité. (...)

A l'inverse des grands sportifs, nous nous dispersons vers l'extérieur.
Pour le sportif, son capital, c'est lui !
Il sait être stratège dans son effort pour atteindre son objectif du moment : relaxation, visualisation, efforts, récupération.
Parfois, l'objectif n'est pas atteint. Il s'agit de l'accepter, de réajuster.
L'objectif peut lui aussi changer et il s'agit de se donner le "droit à l'erreur" ou le "droit à la flexibilité" pour justement continuer à évoluer et à avancer sans s'enliser dans les regrets et la culpabilisation.

Je suis souvent interrompu de manière intempestive

Diagnostic de la situation

Cette récrimination est souvent la conséquence de plusieurs situations caractéristiques. La première est liée à l'espace de travail, et en particulier les "open space" (...) Il est tentant de demander un service, de poser une question à un collègue, voire de lui raconter une blague ou une rumeur, sans vérifier s'il travaille sur un dossier important. Le téléphone et les mails sont aussi de puissants interrupteurs.

De nombreux cadres bénéficiant d'un bureau pratiquent une politique de porte ouverte et sont sollicités en permanence par des collaborateurs, des collègues et leur chef. Ils traitent alors leurs dossiers tôt le matin, tard le soir, ou pendant le week-end.

Nous sommes parfois notre propre interrupteur. Des attitudes et des regards signifient pour les autres : "Interrompez-moi, je suis à votre entière disposition."

Une activité peut être interrompue, pas le temps. Tout serait facile si une interruption, survenant au cours d'une activité, ne consommait que le temps de cet arrêt. Mais nous avons tous besoin de nous échauffer avant de parvenir de nouveau à l'efficience de l'activité momentanément stoppée.
Une interruption de cinq minutes consomme donc les cinq minutes d'arrêt et plusieurs minutes de reprise. Le temps perdu est l'addition des périodes successives d'interruption et d'échauffement.

De surcroît s'ajoute le temps passé à se "droguer" pendant les interruptions : fumer une cigarette, boire un verre d'eau, de café ou tout autre breuvage, discuter avec ses collègues, prendre l'air, classer des documents, etc.
La petite interruption de cinq minutes se transforme alors en arrêt d'une heure, voire en blocage intempestif et définitif de l'activité entamée.

Cette même loi s'applique à chaque fois qu'une tâche ou un problème à traiter passe d'un service de l'entreprise à un autre service. Les frontières entre les services font alors office d'interruption.

Solutions

Sans protection, chaque journée est scandée par des interruptions plus ou moins justifiées qui, à terme, deviennent toutes intempestives. Sauf pour les personnes dont le travail quotidien est le traitement des urgences, il est judicieux de compter le temps des interruptions impromptues journalières sur trois semaines.

Si, par exemple, votre moyenne journalière est de 75 minutes, sélectionnez sur votre agenda papier ou électronique une plage journalière de 75 minutes nommée "événements aléatoires et imprévus" et informez votre entourage professionnel.

Cette méthode produit au moins deux effets bénéfiques. Vous gérez mieux votre temps en agissant plutôt qu'en subissant et vous aidez les autres à mieux gérer le leur. (...)

Avec de la pratique, vous serez en mesure de programmer dès le lundi matin les interruptions de la semaine.

Cette anticipation étant établie, il convient d'exercer "l'art du refus" qui consiste à dire "non" à la demande en disant "oui" à la personne.
Trois écueils guettent l'interrompu s'il n'y prend garde :
- Le premier est la "fuite" : "Oui, je suis à vous tout de suite".
- Le second est la "fermeture totale" : "Vous ne voyez donc pas que vous êtes en train de me déranger ?"
- Le troisième est la "manipulation" : "Mon cher ami, comme le disait Talleyrand, quand c'est urgent, c'est déjà trop tard !"

L'art du refus est une série de variations autour de phrases telles que :
"Je suis désolé, je suis pris en ce moment sur un dossier important", "Le service que vous me demandez suppose que je laisse tomber cette tâche prioritaire", "Je travaille en ce moment pour tel client, passez me voir dans deux heures" ...
Si vous n'arrivez pas à dire "non" sur le champ, différez votre "oui".

Les 5 principales plaintes relatives au temps

Je passe un temps "fou" à traiter mes mails.
Je suis souvent interrompu de manière intempestive.
Mes horaires explosent, je rentre tard chez moi le soir.
Je vis en état d'urgence permanent.
Les projets ne se passent jamais comme prévu, des incidents surviennent au dernier moment.

Le passé est une histoire, le futur est un mystère, le moment présent est un don. C'est pourquoi ce moment est appel présent...

Sauf pour des activités à très haute concentration et pour des personnes douées d'une résistance à la fatigue hors du commun, les adultes instruits sont efficients par cycles de 90 minutes.

Chaque cycle comprend le plus souvent l'échauffement, les orientations de pensée, l'analyse et l'organisation des données, la recherche de solutions, des plans d'actions alternatifs, une décision éventuelle, une synthèse et une stratégie de communication.

En matière de gestion du temps et des priorités, un objectif flou débouche, le plus souvent, sur une absurdité précise.

Déployer le juste effort : savoir lever le pied pour prendre de l'avance

L'élan vital nous permet de réaliser au quotidien une multitude d'activités dans un laps de temps donné et nous permet de nous développer, de répondre à nos besoins, d'être (...) et de durer.

Que faire pour préserver son énergie, ses ressources physiques et mentales ?
Que faire pour récupérer suite à l'action ? (...)

La récupération est un besoin physique fondamental. Or tout cela semble souvent oublié. Récupérer, se relaxer est un phénomène naturel et absolument nécessaire à tout animal, y compris l'humain. Si ce besoin n'est pas respecté, il y a épuisement (...)

La relaxation permet de dépenser le moins d'énergie possible quand ce n'est pas utile, quand cela ne sert pas l'objectif que l'on s'est fixé et de se reposer de la fatigue liée à l'effort de fuite, de lutte. Elle permet aussi de gérer les émotions qui régissent les comportements. (...)
Un bon état de relaxation augmente son potentiel physique mais également ses facultés mentales.

En effet, pour être efficace, le corps a besoin de repos pour récupérer ses forces physiques, le cerveau en a besoin pour faire le tri, maintenir son fonctionnement et récupérer son activité psychique.

Dès que les images produites dans le cerveau sont négatives, des tensions musculaires excessives et des perturbations de nos rythmes biologiques apparaissent. Elles se répercutent instantanément dans les muscles et les organes. Cependant, quand les muscles se relâchent, le cerveau se relâche aussi.

Seulement, plus nous avons besoin de nous relaxer, moins notre instinct nous dit de le faire. Face à une "menace", le cerveau reptilien a comme rôle de nous en préserver et donc de devenir hypervigilant. (...) cette attitude n'est pas spontanée et il est nécessaire de l'apprendre.

"Drogué à l'urgence", il est essentiel de s'arrêter et de ne pas tomber dans ce piège qui nous évite de nous poser les bonnes questions pour progresser.
Comme tout sevrage, c'est inconfortable mais salutaire. On ne peut pas en faire l'économie lorsque le choix est d'avancer et de changer.

La question à se poser est celle du juste effort qui permettra d'atteindre l'objectif. Il ne s'agit ni de "trimer" ni d'attendre que tout vienne tout seul.

Comme il y a un lien entre soi, notre corps physique, nos sensations et perceptions, nos formations mentales (c'est-à-dire nos représentations et émotions liées), et notre conscience, notre connaissance, nous savons tous désormais où faire peser l'effort : dans la prise de conscience et le remplacement des habitudes-pièges.

Le premier pas est d'apprendre à distinguer les habitudes-pièges des habitudes-liberté.

En effet, ce qui fonctionne dans une situation donnée ne fonctionne pas ou plus quand la situation change. Or les situations changent constamment et nous nous trouvons littéralement ligotés par nos habitudes qui nous empêchent de nous adapter et qui nous mettent en péril.

Il est impossible de "dés-apprendre" des habitudes et s'il y a de l'énergie à mettre en œuvre quelque part, ce n'est pas en luttant contre les habitudes mais en :
- prenant conscience des freins qu'elles représentent
- ne culpabilisant pas, ce qui reviendrait à ajouter un frein pour avancer
- étant volontaire pour changer telle habitude devenue dérangeante, cause de frustration, d'insatisfactions en tout genre.

Le deuxième pas consiste à apprendre quelque chose de nouveau que je pourrais utiliser à la place. Il s'agit d'apprendre une nouvelle habitude incompatible avec la première, car le cerveau ne peut pas faire deux choses contradictoires à la fois.

Par exemple : il n'est pas possible d'apprendre à ne plus être en colère, mais il est possible d'apprendre à se calmer. Si je suis calme, je ne peux plus être en colère dans le même temps. Ce qui signifie que je remplace une habitude par une autre.

Cela nécessite, d'une part, un minimum d'entraînement et d'accepter, d'autre part, que cela puisse fonctionner en fonction de son propre rythme d'apprentissage.

S'entraîner à rester calme est un exercice à faire régulièrement et pas seulement au moment où l'on a besoin d'être calme.

La société postindustrielle se muant en société de l'information, le contenu du travail est de moins en moins physique et de plus en plus intellectuel. (...)

Le stress change de nature. Il a été pendant plus d'un siècle généré par les rythmes imposés par les machines. Il est aujourd'hui et sera encore plus demain la résultante de pressions intellectuelles et affectives. L'heure de sortie n'annule pas les problèmes qui encombrent le cerveau.

Refuser les TIC consisterait à refuser la réalité du travail du XXIe siècle.
Croire en la toute-puissance de la technologie pour résoudre tous les problèmes est un autre leurre.

Peut-être pouvons-nous prendre exemple sur le mode de vie des professions dans lesquelles vie professionnelle et vie familiale s'interpénètrent étroitement - agriculteur, artisan, écrivain, artiste - car ils ont appris à spécialiser leur temps de travail et de loisirs.

(...) il convient de renforcer la spécialisation des temps de détente et de travail :
- en distinguant les rythmes et les moments de travail de ceux destinés à la détente
- en prohibant les appels téléphoniques professionnels au domicile à toute heure au nom de pseudo-urgences pour protéger son espace privé
- en n'utilisant pas les TIC pendant plusieurs heures ou jours
- en ayant des hobbies - sport, activités culturelles, associatives, artistiques ou manuelles - qui permettent de déconnecter véritablement de la sphère professionnelle
- en développant des contacts et des relations réelles (et non virtuelles)

Il est frappant de constater qu'à quelques années d'intervalle, les statistiques sur la durée de temps de travail en continu des cadres restent constantes :
7 minutes !

Les 10 lois inexorables du temps

1) Le travail se dilate jusqu'à occuper la totalité du temps disponible.
2) Rien n'est aussi simple qu'on l'imaginait au départ.
3) L'être humain n'est pas capable d'exercer une activité soutenue dans le temps de façon continue.
4) Le temps perdu à cause d'une interruption est plus long que la durée de cette interruption.
5) Le temps est soumis au plaisir et au déplaisir.
6) L'urgence a tendance à prendre le pas sur l'important.
7) La griserie de l'action l'emporte sur l'épreuve de la réflexion.
8) L'indécision prend du temps.
9) La chronologie des événements est trompeuse.
10) Le travail programmé n'affranchit pas des événements.