Mieux rédiger ses écrits professionnels

Il serait inconséquent de préconiser un contenu précis pour les lettres en fonction du secteur duquel elles émanent (administration, entreprise, particulier) et en fonction de l’occasion (accord, refus, demande…) qui les rend nécessaires. Le contenu d’une lettre dépend -- à chaque fois -- essentiellement de l’objectif de celle-ci en corrélation avec le moment de sa rédaction.

Il faut en permanence travailler à augmenter son vocabulaire. Nous faisons trop facilement confiance à nos acquis et nous vérifions rarement le sens d’un mot dans un dictionnaire.
Or, un mot peut avoir plusieurs sens, mais il peut étrangement ressembler à un autre qui veut dire tout à fait autre chose.

Lorsque nous recherchons de l’information dans un texte ou un dossier, nous avons tendance à déchiffrer passivement des lignes de signes, en espérant que le sens émergera de lui-même après qu’on en aura fait résonner tous les sons dans notre tête.
Cette tactique de déchiffrage est adaptée à la lecture de détente, quand on veut découvrir peu à peu le suspense d’une histoire, ou quand on aime savourer la syntaxe d’un écrivain virtuose.
Mais quand il s’agit d’un document rébarbatif que notre travail nous impose, aucun sens ne fait surface. Recommencer et soupirer n’y change rien.
Une autre de nos tactiques est le décorticage. Nous soulignons, surlignons, encadrons des mots, des phrases ; notons des idées en marge… Décortiquer produit, certes, du sens. Mais que de temps perdu lorsqu’on s’aperçoit que l’information qui nous est utile se trouve à l’avant-dernière feuille du dossier !
Un éventail de tactiques efficaces est pourtant à notre disposition. Peu d’entre nous les utilisent, par méconnaissance ou par manque de confiance. Ces tactiques peuvent se comparer à un levier de vitesse que l’on déplace en fonction de notre objectif de lecture et de ce qui se présente sur notre parcours.
• définir à chaque démarrage, un objectif de lecture ;
• dépister une information de détail : un nom, un chiffre, une citation, des mots-clés, etc. ;
• dégager l’idée générale d’un texte pour savoir très rapidement s’il sert ou non l’objectif ;
• feuilleter un dossier ou un livre pour en trouver les passages utiles à l’atteinte de l’objectif ;
• décortiquer un passage identifié comme étant utile ;
• retourner en arrière quand il nous manque un élément.

Le but de l’écrit professionnel n’est pas de séduire, d’attirer, d’intriguer, de surprendre, mais de transmettre en laissant une trace. À chaque croisement d’une situation et d’un objectif, un type d’écrit est à produire dans un style dépouillé dont les caractéristiques sont développées fiches 25, 26 & 27.

Un écrit rédigé ce jour va servir à son destinataire demain, mais il pourra aussi dans un avenir plus ou moins lointain, être produit pour apporter la preuve qu’une promesse a été engagée, qu’une sanction a été prise, qu’une menace a été proclamée, qu’une permission a été accordée ou refusée, etc.