Xavier Delengaigne

Comment organiser son agenda ?

Pour mieux organiser votre agenda, suivez les conseils suivants.

Aérer son agenda
De nombreuses personnes prennent un malin plaisir à charger leur agenda au maximum. La plupart du temps, elles se retrouvent vite rattrapées par un imprévu et doivent travailler dans l'urgence. Laissez votre agenda respirer ! (...)

Rendre son agenda plus visuel par les couleurs
Votre agenda n'a nul besoin d'être gris et monotone.
Ajoutez donc des couleurs en fonction de vos domaines d'activité ou de vos missions. De cette façon, vous pourrez jauger en un coup d'œil la répartition de vos différentes missions.

Comment construire votre Kanban personnel ?

Tracez trois colonnes avec les tâches :
- à réaliser
- en cours
- réalisées

Dans un premier temps, notez toutes les tâches à réaliser sur des Post-it.
Vous pouvez au préalable vous aider d'une carte mentale pour découper vos projets en tâches actionnables. Les tâches à réaliser représenteront probablement un nombre important de Post-it.

Dans un second temps, priorisez vos actions : sélectionnez les Post-it contenant les tâches prioritaires et déposez-les dans la colonne "à faire".

Ensuite, lorsque vous travaillez à la réalisation de cette tâche, déplacez le Post-it dans la colonne "en cours". Une fois la tâche terminée, déplacez-le dans la colonne "réalisé".

Vous pouvez adapter le Kanban à vos besoins. Pour marquer les tâches en attente, vous pouvez par exemple positionner un second Post-it sur la tâche et indiquer éventuellement pourquoi la tâche est en attente,
ou créer une seconde colonne qui reprendra les différentes tâches en attente.

Ajouter une colonne "en attente" peut s'avérer judicieux.
Ainsi vous matérialisez les points qui reculent voire qui bloquent.

Pour renforcer l'effet visuel, vous pouvez utiliser des pictogrammes.
- un marteau pour les tâches "à réaliser"
- un sablier pour les tâches "en cours"
- une tasse de café pour les tâches "en attente"
- une coche pour les tâches "réalisées"

Quel est le point commun entre Bill Gates (Microsoft), Mark Zuckerberg (Facebook) et Jack Dorsey (Twitter) ? Tous les trois furent initiés à l'informatique tôt dans leur enfance.

Quel matériel choisir pour élaborer votre Kanban personnel ?

Vous pouvez élaborer votre Kanban personnel à partir d'un simple tableau blanc, des Post-it et des crayons.
Par expérience, nous vous conseillons d'utiliser un tableau blanc d'une dimension 90x120 cm minimum. (...)

Vous pouvez renforcer l'effet visuel en utilisant des Post-it de couleur ou des crayons de couleurs pour différencier un peu plus vos différents projets.
Utiliser des Post-it comporte des avantages certains.
Leur taille vous oblige à synthétiser le libellé de vos tâches. De plus, le Post-it matérialise votre tâche.

Si vous manquez de place, ou pour une activité nomade, vous pouvez réaliser votre Kanban personnel sur votre carnet d'idées ou sur un cahier dédié avec des mini Post-it. (...)
Le Post-it donne toutefois de la souplesse à ce système d'organisation.
Déplacer une tâche d'une colonne à l'autre se fait facilement par un simple glisser-déposer.

Un Kanban personnel peut très bien se construire sous informatique, à l'aide d'un logiciel dédié ou non (...) Par expérience nous avons toutefois remarqué que le tableau blanc était plus efficace.
En effet, une fois l'ordinateur éteint, le Kanban personnel est bien souvent oublié. Avec un tableau blanc bien positionné, votre Kanban demeure constamment sous vos yeux.

Assurer le suivi de son activité

Durant une année, le nombre de tâches à gérer devient vite exponentiel.
Afin d'assurer un suivi efficace, vous pourrez créer deux catégories de filtre : le projet et la tâche.

Le projet
Cette catégorie permettra d'avoir une vue macro pour suivre vos projets. Le projet pourra se voir attribuer plusieurs valeurs : à faire, en cours, en attente, terminé, abandonné.

la catégorie "tâche" apportera une vue micro des tâches à effectuer.
La valeur pourra être : à faire, en cours, en attente, terminée.

Au final, la carte pourra être filtrée pour afficher tous les projets en attente, ou toutes les tâches en cours.

"Les émotions aident à fixer l'information, elle sont comme de la colle pour votre mémoire. En effet, lorsque nous ressentons une émotion forte, la partie du cerveau appelée amygdale libère de la dopamine, une hormone qui favorise la mémorisation. Avec les émotions, le circuit de la mémorisation est différent dans le cerveau : il passe par l'amygdale et le thalamus. Les émotions colorent l'information, elles leur attribuent un critère d'importance."

"Sur un écran, la vitesse de lecture
baisse de 25 % environ. Les raisons avancées sont
le scintillement de la surface et un contraste insuffi sant
entre les caractères et le fond."

Évitez à tout prix les polices de caractères exotiques. En effet, sur son ordinateur, l'internaute ne disposera pas forcément de ces polices adéquates.

Alignez le texte à gauche (et ne le justifiez pas comme avec Word). En effet, un texte légèrement en escalier facilite la lecture scannage spécifique du web.

En général le Kanban personnel ne permet pas :
- de fixer des objectifs. A moins de se les fixer soi-même en décident de terminer un nombre de tâches données dans un temps imparti et de le matérialiser grâce à la colonne dédiée du Kanban.

- de disposer d'une vue réellement globale d'un projet en montrant ses différentes phases et ses connexions.

Le Kanban personnel présente d'autres avantages :
- vous embrassez en un seul regard ce qui est en cours, ce qui reste à faire, et ce qui est réalisé. Vos projets se matérialisent sous vos yeux, votre activité gagne donc en visibilité. Le Kanban personnel permet ainsi de sortir le nez du guidon.

- il renforce la métacognition. Le Kanban personnel est un outil qui permet de s'interroger sur votre pratique. Vous allez par exemple vous interroger pour savoir pourquoi certaines tâches finissent immanquablement dans la colonne en attente.
(...)

- le Kanban personnel est un outil simple (3 ou 4 colonnes), bon marché et donc à la portée de tous.

- le Kanban personnel reste un outil flexible, dynamique. Vous pouvez l'adapter à vos besoins.

- tout comme la carte mentale, le Kanban personnel donne une structure sur laquelle votre pensée peut se reposer.

- vous gagnez du temps car vous pouvez prendre des décisions en connaissance de cause. En effet, le Kanban personnel vous offre une vue en temps réel de votre activité.

Réaliser le bilan de fin d'année

Les questions à se poser

En fin d'année, vérifiez chaque point de votre carte cockpit de l'année, posez-vous les questions suivantes :
- Quelle est votre grande réussite ?
- Quelle est la meilleure décision que vous avez prise ?
- Quels sont les projets non terminés ?
- Quelles sont les personnes qui vous ont le plus marqué ?

En fin d'année (en novembre ou en décembre en fonction de votre activité), réutilisez votre carte cockpit de l'année écoulée pour en bâtir une nouvelle pour l'année qui arrive.

Vous pourrez supprimer les projets terminés et garder ce qui reste en cours ou en attente. Vous pouvez également calquer l'organisation de vos dossiers sur la structure de votre carte cockpit.
Ainsi, les sous-cartes seront réparties dans les dossiers correspondants.

Que se passe-t-il lorsqu’une personne rougit ? Cela occupe entièrement son champ de conscience. Elle se demande si elle rougit … etc.…. Antoine Pelisso, psychiatre à la Salpetrière, à Paris traite ses patients atteints de phobie de rougissement par l’entrainement attentionnel. Il les place dans une situation embarrassante et leur demande d’écouter les bruits, d’observer leur respiration, de détailler les gens sans fuir leurs émotions désagréables. Au bout d’un moment, leur paysage émotionnel change. Cette thérapie a des résultats spectaculaires.

Les avantages du Kanban :
- coucher les tâches sur le papier vous engage psychologiquement à les réaliser.

- comme avec la méthode GTD (Getting Things Done), vous videz votre esprit.
Vous déchargez les tâches qui vous encombrent l'esprit sur une mémoire externe : votre tableau blanc.

- le Kanban personnel représente un outil kinesthésique. Nous apprenons et mémorisons mieux lorsque nous engageons notre corps. Déplacer les tâches d'une colonne à l'autre nous engage dans l'action. Nous mémorisons le chemin suivi par les tâches d'une colonne à l'autre.

- le Kanban mime également votre rythme de travail. Vous marquez physiquement le déroulement de votre activité.

Gardez vos projets constamment sous les yeux

Le Kanban personnel offre la possibilité de garder constamment sous les yeux l'état d'avancement de vos différents projets.
Afin de ne pas trop surcharger votre Kanban personnel et de le rendre lisible, utilisez-le uniquement pour vos projets structurants.

Le Kanban personnel possède un effet psychologique indéniable.

Tout d'abord, vous retirerez un plaisir certain à déplacer les Post-it contenant vos tâches vers la colonne réalisée. Dans une liste de tâches classique, c'est-à-dire linéaire, le nombre d'éléments positionnés les uns après les autres nous découragent rapidement. A contrario, avec le Kanban personnel, vous voyez littéralement vos activités avancer (cela se symbolise par le déplacement des Post-it d'une colonne à l'autre).

Réaliser tout de suite les tâches qui prennent moins de deux minutes

David Allen prodigue un conseil différent de la plupart des méthodes de gestion du temps. Si une tâche prend moins de deux minutes, accomplissez-la tout de suite.

Agir par contexte

Pour David Allen, une tâche se réalise en fonction de son contexte.
Par exemple, vous ne pouvez pas rédiger un article lorsque vous conduisez votre voiture.

Les contextes sont divers et variés : mail, téléphone, etc.

Pour Covey, gérer son temps ne doit pas se cantonner à exécuter des tâches efficacement. Accomplir des tâches doit être en conformité avec une vision stratégique.

Suivre les tâches et les projets en fonction de vos différents rôles va vous permettre de vous apercevoir du temps que vous y consacrez réellement.
Ainsi, vous pourrez vous rendre compte que vous dépensez 90% de votre temps dans votre rôle de commercial aux dépens de vos autres rôles : père, mari, etc.
L'idéal sera de répartir harmonieusement votre temps entre vos différents rôles.

La structure de la carte permet d'accéder rapidement à l'information recherchée. Dans une carte mentale, vous pouvez vous repérer rapidement grâce aux images et à la structure en rayons concentriques.

Vous pourrez également réduire la charge cognitive par différents moyens :
- plier / déplier les branches
- filtrer la carte

On estime que nous passons 20 à 30% de notre temps à réunir les éléments nécessaires pour pouvoir travailler.
Cela représente un véritable gisement pour la productivité.